Ihr Arbeitgeber hat Ihnen eine E-Mail geschickt, in der Arkevia erwähnt wird, mit einer temporären ID und einem vorläufigen Code. Sie haben auf den Link geklickt, aber die angezeigte Seite entsprach nicht Ihren Erwartungen. Dieses Szenario tritt häufig auf, und der Grund ist einfacher als es scheint: Arkevia basiert auf zwei unterschiedlichen Portalen, und die meisten Benutzer landen auf dem falschen.
Arkevia-Mitarbeiterportal und Arbeitgeberportal: zwei Adressen, zwei Verwendungen
Der erste Reflex, wenn man Arkevia in einer Suchmaschine sucht, ist, auf das erste Ergebnis zu klicken. Das Problem: myarkevia.com ist das Mitarbeiterportal, arkevia.com das des Arbeitgebers. Beide sehen visuell ähnlich aus, aber ihre Funktionen haben nichts gemeinsam.
Das Mitarbeiterportal (myarkevia.com) dient dazu, die Gehaltsabrechnungen einzusehen, HR-Dokumente herunterzuladen und das persönliche digitale Tresor zu verwalten. Das Arbeitgeberportal (arkevia.com) ermöglicht es den HR-Diensten, Dokumente hochzuladen und die Konten der Mitarbeiter zu verwalten.
Wenn Sie Mitarbeiter sind und versuchen, sich auf arkevia.com anzumelden, funktionieren Ihre Anmeldedaten nicht. Überprüfen Sie zunächst, dass Sie sich auf myarkevia.com, der einzigen nützlichen Adresse für einen Mitarbeiter, befinden. Dieses Detail vermeidet die Mehrheit der von Benutzern gemeldeten Blockaden.
Um den gesamten Prozess besser zu verstehen und sich fehlerfrei bei seinem Arkevia-Konto anzumelden, muss man zunächst den Aktivierungsmechanismus beherrschen, der sich von einem einfachen Paar aus Benutzer-ID/Passwort unterscheidet.
Aktivierung des Arkevia-Kontos: die Rolle der Mitarbeiter-ID und des vorläufigen Geheimcodes
Haben Sie bereits ein Konto auf einer Website mit Ihrer E-Mail-Adresse und einem frei gewählten Passwort erstellt? Bei Arkevia funktioniert die erste Anmeldung nicht so. Der Arbeitgeber übermittelt eine temporäre ID und einen vorläufigen Geheimcode, in der Regel per interner Post oder beruflicher E-Mail.
Diese ID entspricht oft Ihrer Mitarbeiter-ID oder -Nummer. Der vorläufige Code ist nur einmal verwendbar: Er dient ausschließlich zur allerersten Anmeldung auf myarkevia.com.
Die konkreten Schritte zur ersten Anmeldung
- Gehen Sie zu myarkevia.com und klicken Sie auf den Anmeldebereich. Geben Sie die ID und den vorläufigen Code ein, die Ihnen Ihr Arbeitgeber übermittelt hat.
- Das System fordert Sie sofort auf, ein endgültiges Passwort zu erstellen. Wählen Sie eine Kombination, die Sie nicht anderswo verwenden, mit mindestens einem Großbuchstaben, einer Zahl und einem Sonderzeichen.
- Geben Sie eine persönliche E-Mail-Adresse an (nicht Ihre berufliche E-Mail). Diese Adresse wird Ihr permanenter Zugangsschlüssel, auch nach Verlassen des Unternehmens.
- Bestätigen Sie die Aktivierung, indem Sie auf den Bestätigungslink klicken, der an diese persönliche Adresse gesendet wird.
Warum auf die persönliche E-Mail bestehen? Weil die persönliche E-Mail-Adresse die Autonomie des Zugangs zum Tresor über die gesamte Lebensdauer bestimmt. Wenn Sie das Unternehmen verlassen, wird Ihre berufliche E-Mail deaktiviert. Ohne eine gültige persönliche Adresse verlieren Sie die Möglichkeit, Ihr Passwort zurückzusetzen und Ihre Dokumente abzurufen.
Verwaltung der Dokumente im digitalen Tresor von Arkevia
Nach der Anmeldung zeigt die Benutzeroberfläche von myarkevia.com Ihre Dokumente, die nach Kategorien sortiert sind. Die Gehaltsabrechnungen, die von Ihrem Arbeitgeber hochgeladen wurden, erscheinen automatisch jeden Monat. Sie können sie direkt im Browser einsehen oder im PDF-Format herunterladen.
Der Tresor beschränkt sich nicht auf die Gehaltsabrechnungen. Arbeitsverträge, Arbeitgeberbescheinigungen, Ausbildungsnachweise: Jedes Dokument, das vom HR-Service Ihres Unternehmens hochgeladen wird, ist über denselben Bereich zugänglich. Sie können auch Ihre eigenen persönlichen Dateien hinzufügen (Personalausweis, Adressnachweis, steuerliche Dokumente).
Sicherheit der Daten und langfristige Aufbewahrung
Die in Arkevia gespeicherten Dokumente werden fünfzig Jahre lang aufbewahrt. Diese Dauer deckt die gesamte berufliche Laufbahn ab und geht weit über die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für Gehaltsabrechnungen hinaus. Die Daten sind verschlüsselt und in Frankreich gehostet, was den Dienst unter die DSGVO stellt.
Arkevia wird von Cegedim herausgegeben, einer Gruppe, die auf Managementlösungen für Unternehmen und den Gesundheitssektor spezialisiert ist. Der digitale Tresor profitiert von einer archivrechtlichen Wertigkeit, was bedeutet, dass die dort gespeicherten Dokumente den gleichen rechtlichen Wert wie ihre Papieräquivalente haben.
Verbindungsprobleme bei Arkevia: häufige Blockaden und deren Lösungen
Haben Sie alle Schritte befolgt und Ihre Verbindung schlägt trotzdem fehl? Drei Situationen treten regelmäßig auf.
- Passwort vergessen: Klicken Sie auf “Passwort vergessen” auf der Anmeldeseite von myarkevia.com. Ein Link zur Zurücksetzung wird an die persönliche E-Mail-Adresse gesendet, die bei der Aktivierung angegeben wurde. Wenn Sie keinen Zugriff mehr auf dieses E-Mail-Konto haben, wenden Sie sich an Ihren HR-Service.
- Vorläufiger Code abgelaufen: Einige Aktivierungscodes haben eine begrenzte Gültigkeitsdauer. Wenn Ihrer nicht mehr funktioniert, bitten Sie Ihren Arbeitgeber, einen neuen über das Unternehmensportal zu generieren.
- Falsche URL: Wie oben erwähnt, überprüfen Sie immer, dass Sie auf myarkevia.com und nicht auf arkevia.com sind. Der Fehler in der Adresse ist die häufigste Ursache für Verbindungsfehler.
Der Kundenservice von Arkevia ist über ein Kontaktformular erreichbar, das von der Anmeldeseite aus zugänglich ist. Die Antwortzeiten variieren, aber für Fragen zur Aktivierung eines Kontos ist Ihr HR-Service der schnellste Ansprechpartner, da er die Zugänge direkt über das Arbeitgeberportal verwaltet.
Ein letzter praktischer Punkt: Arkevia ist von einem Computer, Smartphone oder Tablet aus zugänglich, ohne dass eine spezielle App installiert werden muss. Das Portal funktioniert über den Webbrowser. Denken Sie daran, myarkevia.com als Lesezeichen zu speichern, um zu vermeiden, dass Sie bei Ihren nächsten Anmeldungen auf das falsche Portal gelangen.