Uw werkgever heeft u een e-mail gestuurd met vermelding van Arkevia, met een tijdelijk identificatienummer en een tijdelijke code. U heeft op de link geklikt, maar de weergegeven pagina leek niet op wat u had verwacht. Dit scenario komt vaak voor, en de reden is eenvoudiger dan het lijkt: Arkevia is gebaseerd op twee verschillende portalen, en de meeste gebruikers komen op de verkeerde terecht.
Werknemersportaal en werkgeversportaal Arkevia: twee adressen, twee toepassingen
De eerste reflex wanneer men Arkevia in een zoekmachine zoekt, is om op het eerste resultaat te klikken. Het probleem: myarkevia.com is het werknemersportaal, arkevia.com dat van de werkgever. Beide lijken visueel op elkaar, maar hun functies hebben niets met elkaar te maken.
Het werknemersportaal (myarkevia.com) dient om uw loonstroken te raadplegen, uw HR-documenten te downloaden en uw persoonlijke digitale kluis te beheren. Het werkgeversportaal (arkevia.com) stelt de HR-diensten in staat om documenten te uploaden en de accounts van werknemers te beheren.
Als u werknemer bent en probeert in te loggen op arkevia.com, zullen uw inloggegevens niet werken. Controleer eerst of u zich op myarkevia.com bevindt, het enige nuttige adres voor een werknemer. Dit detail voorkomt de meeste blokkades die door gebruikers worden gerapporteerd.
Om de volledige procedure beter te begrijpen en in te loggen op uw Arkevia-account zonder fouten, moet u eerst het activatiemechanisme beheersen, dat verschilt van een eenvoudig paar identificatie/wachtwoord.
Activatie van het Arkevia-account: de rol van het personeelsnummer en de tijdelijke geheime code
Heeft u al een account aangemaakt op een site met uw e-mailadres en een zelfgekozen wachtwoord? Bij Arkevia werkt de eerste inlog niet zo. De werkgever verstrekt een tijdelijk identificatienummer en een tijdelijke geheime code, meestal per interne post of via een professioneel e-mail.
Dit identificatienummer komt vaak overeen met uw personeelsnummer of werknemersnummer. De tijdelijke code is voor eenmalig gebruik: deze is uitsluitend bedoeld voor de allereerste inlog op myarkevia.com.
De concrete stappen voor de eerste inlog
- Ga naar myarkevia.com en klik op het inloggebied. Voer het personeelsnummer en de tijdelijke code in die door uw werkgever zijn verstrekt.
- Het systeem vraagt u onmiddellijk om een definitief wachtwoord aan te maken. Kies een combinatie die u nergens anders gebruikt, met ten minste één hoofdletter, één cijfer en één speciaal teken.
- Vul een persoonlijk e-mailadres in (geen professioneel e-mailadres). Dit adres wordt uw permanente toegangssleutel, ook na uw vertrek uit het bedrijf.
- Bevestig de activatie door op de bevestigingslink te klikken die naar dit persoonlijke adres is gestuurd.
Waarom benadrukken we het persoonlijke e-mailadres? Omdat het persoonlijke e-mailadres de autonomie van toegang tot de kluis gedurende de hele levensduur bepaalt. Als u uw bedrijf verlaat, wordt uw professionele e-mail gedeactiveerd. Zonder geldig persoonlijk adres verliest u de mogelijkheid om uw wachtwoord opnieuw in te stellen en uw documenten te herstellen.
Beheer van documenten in de digitale kluis van Arkevia
Eenmaal ingelogd, toont de interface van myarkevia.com uw documenten gecategoriseerd. De loonstroken die door uw werkgever zijn geüpload, verschijnen automatisch elke maand. U kunt ze direct in de browser bekijken of downloaden in PDF-formaat.
De kluis beperkt zich niet tot loonstroken. Arbeidsovereenkomsten, werkgeversverklaringen, opleidingsverslagen: elk document dat door de HR-dienst van uw bedrijf is geüpload, is toegankelijk vanuit dezelfde ruimte. U kunt er ook uw eigen persoonlijke bestanden aan toevoegen (identiteitsbewijs, bewijs van adres, fiscale documenten).
Gegevensbeveiliging en langdurige bewaring
Documenten die in Arkevia zijn opgeslagen, worden vijftig jaar bewaard. Deze periode dekt de volledige duur van een professionele carrière en gaat ver voorbij de wettelijke verplichtingen voor het bewaren van loonstroken. De gegevens zijn versleuteld en worden in Frankrijk gehost, wat de service onder de GDPR plaatst.
Arkevia wordt uitgegeven door Cegedim, een groep die gespecialiseerd is in beheersoplossingen voor bedrijven en de gezondheidssector. De digitale kluis profiteert van een archivering met bewijswaarde, wat betekent dat de documenten die daarin zijn opgeslagen dezelfde juridische waarde hebben als hun papieren tegenhangers.
Problemen met inloggen op Arkevia: veelvoorkomende blokkades en hun oplossingen
U heeft alle stappen gevolgd en uw inlog mislukt toch? Drie situaties komen regelmatig voor.
- Wachtwoord vergeten: klik op “Wachtwoord vergeten” op de inlogpagina van myarkevia.com. Een resetlink wordt naar het persoonlijke e-mailadres gestuurd dat tijdens de activatie is opgegeven. Als u geen toegang meer heeft tot deze mailbox, neem dan contact op met uw HR-dienst.
- Tijdelijke code verlopen: sommige activatiecodes hebben een beperkte geldigheidsduur. Als de uwe niet meer werkt, vraag uw werkgever om een nieuwe te genereren via het werkgeversportaal.
- Verkeerd URL: zoals eerder vermeld, controleer altijd of u op myarkevia.com bent en niet op arkevia.com. De fout in het adres blijft de meest voorkomende oorzaak van inlogproblemen.
De klantenservice van Arkevia is bereikbaar via een contactformulier dat toegankelijk is vanaf de inlogpagina. De responstijden variëren, maar voor vragen met betrekking tot de activatie van een account, blijft uw HR-dienst de snelste contactpersoon aangezien deze direct de toegang vanuit het werkgeversportaal beheert.
Een laatste praktisch punt: Arkevia is toegankelijk vanaf een computer, smartphone of tablet, zonder dat er een speciale applicatie hoeft te worden geïnstalleerd. Het portaal werkt via de webbrowser. Vergeet niet om myarkevia.com als favoriet op te slaan om te voorkomen dat u bij uw volgende inlog op het verkeerde portaal terechtkomt.